面对海量信息、信息泛滥，我们不能被动应付，而要积极应对，将其转化为有用的知识。当浩如烟海而杂乱无章的原始信息被梳理成脉络清晰、简约明了的知识，各级管理者才能从信息超载中解放出来
最近在一次会议上，有领导提到，现在办公桌上每天送来的传阅材料堆积如山，又不敢不看，担心遗漏其中的重要信息，就只好少睡点觉了。这其实提出了政府部门和企事业机构的一个科学管理命题——“信息管理”。
从信息中提炼知识
我们身处信息超载的环境，办公桌上堆积的“文山”便是形象一例。
近30年产生的信息比过去5000年还要多；印刷品的信息总量每四五年翻一番；《纽约时报》每个工作日刊登的信息量比17世纪一个英国人一辈子接触到的信息量还要大；全世界每天出版4000多本书……这就需要信息管理。
信息与知识是不同的概念，信息经过整序、分析、研究、挖掘，经过去粗取精、去伪存真，由此及彼、由表及里的提炼加工，才成为人们所需要的知识。面对海量信息、信息泛滥，我们不能被动应付，而要积极应对，将其转化为有用的知识。
政府部门等应当运用信息管理手段，以自身努力或借用社会智力，把“粗放”的信息转化为“集约”的知识，将原始信息或浓缩为索引、题录、文摘等，或深度加工成综述、述评、预测报告等。当浩如烟海而杂乱无章的原始信息被梳理成脉络清晰、
简约明了的知识，各级管理者才能从信息超载中解放出来，信息传播也才能体现如下原则：在最合适的时间，通过最合适的形式和渠道，让最合适的信息接受者获取最有价值的知识，进而激发智慧。
倡导“信息低碳传递”
海量信息还带来了“信息过度传播”的问题，这会造成资源的巨大浪费。政府部门和企事业机构每天产生的印刷型“信息垃圾”数量惊人。尽管信息化和数字化飞速发展，但纸张耗费非但没有减少，反而有所增加，“文山”现象反而加重了。据统计，每个白领工作者平均每年用掉70公斤复印纸，是10年前的两倍。现在每天都有难以计数的废纸进入垃圾袋，而这些丢弃的文字材料，许多实际上没有传递和阅读价值，是不用复印或打印的。如此浪费，与我们大力提倡的节能减排和低碳生活，实在是南辕北辙。
因此应当在各级政府和企事业机构提倡“信息低碳传递”：可以通过内网和外网传递的信息，尽可能不用复印件；用目录提要就能说明问题的材料，就不必全文复印；会议中可用投影等传递的信息，就不再提供复印件；能够两人以上共享的文本，就不用每人复制一套，等等。
将信息管理付诸实践
信息量快速增长所带来的挑战，发达国家上世纪就遇到了，因此信息资源管理开始得到重视和研究。美国学者马尔香和克雷斯莱因在《信息资源管理手册》（1988）中指出：“信息资源管理是一种对改进机构的生产率和效率有独特认识的管理哲学。”英国学者马丁则在《信息社会》（1988）一书中提出了信息管理的质量、预算和成本概念。
（作者为上海社会科学院信息研究所所长、教授）
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