2005年9月1日，我院分部二期工程筹建办公室正式启动运作，当日，二期工程筹建办公室在谢京辉副院长主持下召开了第一次会议，讨论和布置第一阶段的工作，包括：召集科研处、外事处、图书馆、研究生部、历史所、文学所等单位负责人或有关人员开会，请这些单位对分部二期工程的建设在功能需求上提出建议，形成报告，在各单位的工作小组报告形成的基础上，形成一综合报告，邀请院内外的咨询专家对该报告进行评估，以便最终形成《设计任务书》提供设计单位作设计依据。
在各单位的工作小组开始工作的同时，通过院网发布信息，在全院范围内征求意见，以供决策参考。
9月2日，在谢京辉副院长的主持下，如期召开了由科研处、外事处、图书馆、研究生部、历史所等部门负责人和有关人员参加的工作会议。谢院长首先向大家介绍了二期工程的基本情况，包括二期工程的初步设想、前期准备情况和今后的工作任务等。目前已进入《设计任务书》的准备阶段，谢院长要求参加会议的各单位按《设计任务书》的项目指标，根据各单位的自身情况，提出使用和功能上的需求。参加会议的各部门负责同志对二期工程在功能使用上的需求和建议发表了一些初步的意见。
由于在提交《设计任务书》时要求尽可能详尽、全面地提出我们在使用和功能上的需求。谢院长要求参加这项工作的各单位引起重视、加强落实，各单位应成立相应的工作小组，对使用功能上的需求进行调查、讨论和研究。这些工作小组分为（1）工作站（学术交流）小组，以干部人事处、科研处、外事处为主；（2）图书信息中心小组，以院图书馆和远网管中心为主；（3）教学（外交学院）小组，以研究生部为主；（4）办公用房小组，以文史哲和信息所等单位为主。各小组在认真对待、集思广益、充分酝酿的基础上， 9月16日之前提交各自的报告。以便咨询专家组对这些使用和功能的需求进行归纳整合，最终形成完整的《设计任务书》。
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