按照院党委对于我院工会第七次代表大会筹备工作的要求，以及《中国工会章程》《上海市工会工作条例》的有关规定，成立了我院工会第七次代表大会筹备工作小组。组长：谢京辉副院长、副组长：王玉梅、徐霖恩。成员：姚勤华、韩汉君、邹传锋、杨鹏飞、王英。
2月6日，第七次工代会筹备小组召开首次工作会议。院工会主席徐霖恩、副主席王玉梅汇报了四方面的工作：第一、院党委与市总工会关于本次会议的工作要求；第二，本次会议筹备工作方案；第三，下一届工会委员会候选人的情况；第四，已经落实的工作，以及下一步的工作任务。随后，工作小组对筹备工作进行了讨论。大家对工代会筹备工作方案，包括工会委员会的改选工作予以肯定。认为，院工会工作认真、稳步推进，已做好会议的一系列准备工作。与此同时，大家也提出一些意见与建议。
最后，谢京辉副院长代表院党委讲话，他说，第一，要提高认识。我院第七次工会代表大会及工会的换届选举工作，是我院政治生活中的一件大事，也是全院干部、职工十分关注的工作。开好工代会，搞好工会委员会的换届改选工作，对于我院工会工作的科学发展，对于完成院党委提出的智库建设与学科发展的工作任务，将产生重要的意义。院党委十分重视这项工作。因此，筹备小组要在院党委领导下，依靠工会干部与全院职工，扎实推进筹备工作。把会议开成一个团结的大会，凝聚人气，谋求发展的大会。第二，要扎实工作。本次工代会筹备工作，时间紧，任务重，头绪多。工作计划要落地。大会文件与材料，各项选举工作的准备以及会务工作要合理安排，认真听取各方面的意见，要积极慎重、稳步推进。第三，要做好大会的宣传。要利用院网、院报以及其他形式宣传本次会议，同时，要做好宣传栏“会议专辑”的制作。让全院职工关心和支持筹备小组的工作。总之，要把本次大会开成简洁、扎实、成功的会议。